Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução.
Exemplos:
Se o interlocutor for homem, o correto é: Vossa Excelência está atarefado.
Se o interlocutor for mulher: Vossa Excelência está atarefada.
O pronome Sua Excelência é utilizado para se fazer referência a alguma autoridade (indiretamente).
Exemplo:
A Sua Excelência o Ministro de Estado Chefe da Casa Civil (por exemplo, no endereçamento do expediente)
4.2 Signatário
4.2.1 Cargos interino e substituto
Na identificação do signatário, depois do nome do cargo, é possível utilizar os termos interino e substituto, conforme situações a seguir: interino é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância; substituto é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou regulamentares do titular. Esses termos devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo.
Exemplos:
Diretor-Geral interino
Secretário-Executivo substituto
4.2.2 Signatárias do sexo feminino
Na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino deve ser flexionado no gênero feminino.
Exemplos:
Ministra de Estado
Secretária-Executiva interina
Técnica Administrativa
Coordenadora Administrativa
4.3 Grafia de cargos compostos
Escrevem-se com hífen:
a) cargos formados pelo adjetivo “geral”: diretor-geral, relator-geral, ouvidor-geral;
b) postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário, segundo-secretário;
c) postos da hierarquia militar: tenente-coronel, capitão-tenente;
Atenção: nomes compostos com elemento de ligação preposicionado ficam sem hífen: general de exército, general de brigada, tenente-brigadeiro do ar, capitão de mar e guerra;
d) cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-presidente, diretor-adjunto, editor-chefe, editor-assistente, sócio-gerente, diretor-executivo;
e) cargos formados por numerais: primeiro-ministro, primeira-dama;
f) cargos formados com os prefixos “ex” ou “vice”: ex-diretor, vice-coordenador.
O novo Acordo Ortográfico tornou opcional o uso de iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente, por exemplo para cargos e títulos (exemplo: o Presidente francês ou o presidente francês). Porém, em palavras com hífen, após se optar pelo uso da maiúscula ou da minúscula, deve-se manter a escolha para a grafia de todos os elementos hifenizados: pode-se escrever “Vice-Presidente” ou “vice-presidente”, mas não “Vice-presidente”.
4.4 Vocativo
O vocativo é uma invocação ao destinatário. Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de vírgula.
Em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder, utiliza-se a expressão Excelentíssimo Senhor ou Excelentíssima Senhora e o cargo respectivo, seguidos de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,
As demais autoridades, mesmo aquelas tratadas por Vossa Excelência, receberão o vocativo Senhor ou Senhora seguido do cargo respectivo.
Exemplos:
Senhora Senadora,
Senhor Juiz,
Senhora Ministra,
Na hipótese de comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo Senhor ou Senhora e a forma utilizada pela instituição para referir-se ao interlocutor: beneficiário, usuário, contribuinte, eleitor etc.
Exemplos:
Senhora Beneficiária,
Senhor Contribuinte,
Ainda, quando o destinatário for um particular, no vocativo, pode-se utilizar Senhor ou Senhora seguido do nome do particular ou pode-se utilizar o vocativo “Prezado Senhor” ou “Prezada Senhora”.
Exemplos:
Senhora [Nome],
Prezado Senhor,
Em comunicações oficiais, está abolido o uso de Digníssimo (DD) e de Ilustríssimo (Ilmo.).
Evite-se o uso de “doutor” indiscriminadamente. O tratamento por meio de Senhor confere a formalidade desejada.
5 O padrão ofício
Até a segunda edição deste Manual, havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o objetivo de uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o que chamamos de padrão ofício.
A distinção básica anterior entre os três era:
a) aviso: era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia;
b) ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e
c) memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.
Atenção: Nesta nova edição ficou abolida aquela distinção e passou-se a utilizar o termo ofício nas três hipóteses.
A seguir, será apresentada a estrutura do padrão ofício, de acordo com a ordem com que cada elemento aparece no documento oficial.
5.1 Partes do documento no padrão ofício
5.1.1 Cabeçalho
O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado na área determinada pela formatação (ver subitem “5.2 Formatação e apresentação”).
No cabeçalho deverão constar os seguintes elementos:
a) brasão de Armas da República²: no topo da página. Não há necessidade de ser aplicado em cores. O uso de marca da instituição deve ser evitado na correspondência oficial para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República.
² O desenho oficial atualizado do Brasão de Armas da República pode ser localizado no sítio eletrônico da Presidência da República, na seção Símbolos Nacionais. Disponível em: <http://www2.planalto.gov.br/acervo/simbolos-nacionais/brasao/brasao-da-republica>. No caso de documento a ser impresso, exclusivamente quando o signatário for o Presidente da República, Ministro de Estado ou a autoridade máxima de autarquia, será utilizado timbre em relevo branco, nos termos do disposto no Decreto nº 80.739, de 14 de novembro de 1977.
b) nome do órgão principal;
c) nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor hierarquia; e
d) espaçamento: entrelinhas simples (1,0).
Exemplo:
[Nome do órgão]
[Secretaria/Diretoria]
[Departamento/Setor/Entidade]
Os dados do órgão, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados.
5.1.2 Identificação do expediente
Os documentos oficiais devem ser identificados da seguinte maneira:
a) nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas;
b) indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como Nº;
c) informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); e
d) alinhamento: à margem esquerda da página.
Exemplo:
OFÍCIO Nº 652/2018/SAA/SE/MT
5.1.3 Local e data do documento
Na grafia de datas em um documento, o conteúdo deve constar da seguinte forma:
a) composição: local e data do documento;
b) informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade;
c) dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês;
d) nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula;
e) pontuação: coloca-se ponto-final depois da data; e
f) alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página.
Exemplo:
Brasília, 2 de fevereiro de 2018.
5.1.4 Endereçamento
O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente.
Nele deverão constar os seguintes elementos:
a) vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente (ver subitem “4.1 Pronomes de tratamento”);
b) nome: nome do destinatário do expediente;
c) cargo: cargo do destinatário do expediente;
d) endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas:
primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, informação do setor;
segunda linha: CEP e cidade/unidade da federação, separados por espaço simples. Na separação entre cidade e unidade da federação pode ser substituída a barra pelo ponto ou pelo travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obrigatória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação da cidade/unidade da federação; e
e) alinhamento: à margem esquerda da página.
O pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: “A Sua Excelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”.
Quando o tratamento destinado ao receptor for Vossa Senhoria, o endereçamento a ser empregado é “Ao Senhor” ou “À Senhora”. Ressalte-se que não se utiliza a expressão “A Sua Senhoria o Senhor” ou “A Sua Senhoria a Senhora”.
Exemplos:
A Sua Excelência o Senhor
[Nome]
Ministro de Estado da Justiça
Esplanada dos Ministérios Bloco T
70064-900 Brasília/DF
À Senhora
[Nome]
Diretora de Gestão de Pessoas
SAUS Q. 3 Lote 5/6 Ed Sede I
70070-030 Brasília. DF
Ao Senhor
[Nome]
Chefe da Seção de Compras
Diretoria de Material, Seção
Brasília – DF
5.1.5 Assunto
O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta.
Ele deve ser grafado da seguinte maneira:
a) título: a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento, seguida de dois-pontos;
b) descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial maiúscula, não se deve utilizar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras;
c) destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusive o título, deve ser destacado em negrito;
d) pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto; e
e) alinhamento: à margem esquerda da página.
Exemplos:
Assunto: Encaminhamento do Relatório de Gestão julho/2018.
Assunto: Aquisição de computadores.
5.1.6 Texto do documento
O texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de estrutura:
I – nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
a) introdução: em que é apresentado o objetivo da comunicação. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Prefira empregar a forma direta: Informo, Solicito, Comunico;
b) desenvolvimento: em que o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; e
c) conclusão: em que é afirmada a posição sobre o assunto.
II – quando forem usados para encaminhamento de documentos, a estrutura é modificada:
a) introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que se trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado; e
Exemplos:
Em resposta ao Ofício nº 12, de 1º de fevereiro de 2018, encaminho cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2018, da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.
Encaminho, para exame e pronunciamento, cópia do Ofício nº 12, de 1º de fevereiro de 2018, do Presidente da Confederação Nacional da Indústria, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.
b) desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em expediente usado para encaminhamento de documentos.
III – tanto na estrutura I quanto na estrutura II, o texto do documento deve ser formatado da seguinte maneira:
a) alinhamento: justificado;
b) espaçamento entre linhas: simples;
c) parágrafos:
i espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo;
ii recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;
iii numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho;
d) fonte: Calibri ou Carlito;
i corpo do texto: tamanho 12 pontos;
ii citações recuadas: tamanho 11 pontos; e
iii notas de Rodapé: tamanho 10 pontos;
e) símbolos: para símbolos não existentes nas fontes indicadas, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
5.1.7 Fechos para comunicações
O fecho das comunicações oficiais objetiva, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, saudar o destinatário. Os modelos para fecho anteriormente utilizados foram regulados pela Portaria nº1, de 1937, do Ministério da Justiça, que estabelecia quinze padrões.
Com o objetivo de simplificá-los e uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
a) Para autoridades de hierarquia superior a do remetente, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
b) Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos:
Atenciosamente,
Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios.
O fecho da comunicação deve ser formatado da seguinte maneira:
a) alinhamento: alinhado à margem esquerda da página;
b) recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;
c) espaçamento entre linhas: simples;
d) espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo; e
e) não deve ser numerado.
5.1.8 Identificação do signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem informar o signatário segundo o padrão:
a) nome: nome da autoridade que as expede, grafado em letras maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do signatário;
b) cargo: cargo da autoridade que expede o documento, redigido apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas; e
c) alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na página.
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Exemplo:
(espaço para assinatura)
NOME
Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidência da República
(espaço para assinatura)
NOME
Coordenador-Geral de Gestão de Pessoas
5.1.9 Numeração das páginas
A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunicação.
Ela deve ser centralizada na página e obedecer à seguinte formatação:
a) posição: no rodapé do documento, ou acima da área de 2 cm da margem inferior; e
b) fonte: Calibri ou Carlito.
5.2 Formatação e apresentação
Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte formatação:
a) tamanho do papel: A4 (29,7 cm x 21 cm);
b) margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura;
c) margem lateral direita: 1,5 cm;
d) margens superior e inferior: 2 cm;
e) área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel;
f) área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento;
g) impressão: na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho);
h) cores: os textos devem ser impressos na cor preta em papel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida para gráficos e ilustrações;
i) destaques: para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padronização do documento;
j) palavras estrangeiras: palavras estrangeiras devem ser grafadas em itálico;
k) arquivamento: dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF.
l) nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + número do documento + ano do documento (com 4 dígitos) + palavras-chaves do conteúdo
Exemplo:
Ofício 123_2018_relatório produtividade anual
Seguem exemplos de Ofício:
Presidência da República
Casa Civil
Subchefia para Assuntos Jurídicos
OFÍCIO Nº 197/2018/SAJ/CC
Brasília, 8 de agosto de 2018.
Ao Senhor
[Nome]
Chefe de Gabinete
Ministério dos Transportes
Esplanada dos Ministérios, Bloco R
70044-902 Brasília. DF
Assunto: Apresentação de novas funcionalidades do Sidof – Módulo I.
Senhor Chefe de Gabinete,
A Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil da Presidência da República aprimorou o Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais – Sidof, com a inserção de novas funcionalidades. Os novos recursos do sistema serão apresentados aos servidores em módulos organizados por esta Subchefia.
Convido os servidores do [nome do Ministério] para assistir à apresentação do primeiro módulo, a ser realizada em 10 de setembro de 2018, às 9h30, no Auditório desta Subchefia.
Para assegurar o credenciamento, solicito a esse órgão a indicação dos servidores que trabalham com o Sidof, até 28 de agosto de 2018, por meio do endereço eletrônico [endereço eletrônico]:
a) nome completo do servidor;
b) número de Cadastro de Pessoa Física;
c) e-mail institucional, unidade/órgão em que atua; e
d) login no Sidof (caso esteja cadastrado no Sistema).
Caso o servidor ainda não seja cadastrado no Sistema, será necessário o envio de autorização da chefia imediata. O envio das informações solicitadas acima é fundamental para garantir a inscrição do servidor no evento.
Atenciosamente,
(espaço para assinatura)
[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Cargo do Signatário]
[Endereço] – Telefone: (xx) xXXX-XXXX
CEP 00000-000 Cidade/UF – http://www.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.gov.br
[Nome do Ministério]
[Secretaria/Diretoria]
[Departamento/Setor/Entidade]
OFÍCIO № 10.457/2018/MDH
Brasília, 3 de março de 2018.
A Sua Excelência o Senhor
[Nome]
Ministro de Estado
Esplanada dos Ministérios, Bloco X
70064-900 Brasília/DF
Assunto: Debates sobre o Plano Nacional da Pessoa com Deficiência.
Senhor Ministro,
Convido Vossa Excelência a participar do lançamento do Ciclo de Debates sobre a Execução do Plano Nacional da Pessoa com Deficiência, a ser realizado em 15 de março de 2018, às 9 horas, no Auditório da Escola Nacional de Administração Pública (Enap), no Setor de Áreas Isoladas Sul, em Brasília.
O debate inicial faz parte de uma sequência de cinco encontros, com o objetivo de acompanhar o desenvolvimento das diversas ações contidas no referido Plano.
Atenciosamente,
(espaço para assinatura)
[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Ministro de Estado]
[Nome do órgão]
[Secretaria/Departamento]
[Setor/Entidade]
[Endereço]
OFÍCIO № 257/2018/CODOC/CC
Brasília, 3 de março de 2018.
À Senhora
[Nome]
Diretora de Tecnologia da Presidência da República
Palácio do Planalto, Anexo II, Ala B, sala 100
Brasília/DF
Assunto: Criação de sistema.
Senhora Diretora,
Solicito a criação de software para mensurar os índices de produtividade no âmbito desta Coordenação-Geral, de modo a disponibilizar informações gerenciais completas para todos os cadastros, tais como dados quantitativos de tempo de entrada e conclusão de tarefas, por usuário, por equipe, por tipo de ato, além de dados quantitativos e gráficos referentes às tarefas atribuídas e concluídas por usuário em determinado período de tempo e outras informações que possibilitem a produção de relatórios gerenciais, conforme especificação completa em anexo.
Respeitosamente,
(espaço para assinatura)
[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Cargo do Signatário]
