DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO DE SÃO PAULO
Publicado na Edição de 26 de setembro de 2025 | Caderno Executivo | Seção Atos Normativos
DELIBERAÇÃO NORMATIVA CGGDIESP N° 01, DE 24-09-2025
Delega ao Arquivo Público do Estado de São Paulo a governança dos sistemas de processo administrativo legados da Administração Pública Estadual, define as competências da entidade delegatária e dá providências correlatas.
O Comitê Gestor de Governança de Dados e Informações do Estado de São Paulo (CGGDIESP), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo Decreto nº 64.790, de 13 de fevereiro de 2020, e
CONSIDERANDO o Decreto nº 67.641, de 10 de abril de 2023, que instituiu o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP e definiu, em seu artigo 3º, inciso XXIII, os “sistemas de processo administrativo legados”;
CONSIDERANDO que o artigo 17, § 1º, item 2, do referido Decreto nº 67.641, de 2023, estabeleceu que os sistemas legados seriam mantidos apenas para consulta, recuperação de documentos e encerramento de processos, demandando um regime de governança específico para seu acervo;
CONSIDERANDO que o artigo 5º da Resolução SGGD n° 15, de 14 de setembro de 2023, atribuiu a este Comitê Gestor a responsabilidade pela administração e manutenção dos referidos sistemas legados;
CONSIDERANDO que a Unidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo, como órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, possui a competência legal e a expertise técnica para a gestão, preservação e difusão do patrimônio documental do Estado, em qualquer suporte, conforme o Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009;
CONSIDERANDO a necessidade de alinhar a responsabilidade pela governança dos acervos arquivísticos digitais legados à entidade com maior especialização na matéria, em observância aos princípios da eficiência e da boa administração pública,
DELIBERA:
Artigo 1º – Fica delegada ao Arquivo Público do Estado de São Paulo – APESP, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, a competência para exercer a governança do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc.
Parágrafo único. A competência delegada por esta Deliberação foi atribuída a este Comitê Gestor pelo artigo 5º da Resolução SGGD n°15, de 14 de setembro de 2023, em decorrência do disposto no artigo 17, § 1º, item 2, do Decreto nº 67.641, de 10 de abril de 2023.
Artigo 2º – A delegação de que trata o artigo 1º visa centralizar no órgão de expertise arquivística do Estado a gestão, preservação e acesso de longo prazo ao patrimônio documental digital contido no sistema legado, em alinhamento com a política estadual de arquivos e de transformação digital.
Artigo 3º – No exercício da competência delegada, caberá ao Arquivo Público do Estado de São Paulo:
I – elaborar e publicar normas técnicas, manuais e orientações sobre a gestão, preservação e acesso aos acervos do SPdoc;
II – gerir a preservação digital do acervo, definindo e aplicando estratégias para garantir sua autenticidade, integridade e acessibilidade ao longo do tempo, incluindo a migração de formatos e suportes;
III – coordenar, em colaboração com os órgãos competentes, o processo de descontinuidade do SPdoc, estabelecendo diretrizes para a gestão de seu legado híbrido, que compreende tanto os registros digitais quanto as referências a documentos em suporte físico;
IV – definir e administrar as regras e os níveis de acesso aos documentos e informações dos SPdoc, em conformidade com a legislação de acesso à informação e de proteção de dados pessoais;
V – orientar os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre os procedimentos de migração de dados e interoperabilidade entre o SPdoc e o SEI/SP, quando necessário;
VI – atuar como ponto central de contato e suporte aos órgãos estaduais para questões relativas aos acervos ao SPdoc;
VII – zelar pela integridade da base de dados do SPdoc, mantendo-os em ambiente seguro e controlado, prioritariamente para fins de consulta e recuperação de informações.
Artigo 4º – O Comitê Gestor de Governança de Dados e Informações do Estado de São Paulo supervisionará o exercício da competência delegada.
Parágrafo único. Para fins de supervisão, o Arquivo Público do Estado de São Paulo deverá apresentar ao Comitê, anualmente ou sempre que solicitado, relatório de atividades detalhando as ações implementadas e o estado de gestão do SPdoc.
Artigo 5º – Esta Deliberação entra em vigor na data de sua publicação.
CAIO MÁRIO PAES DE ANDRADE
Coordenador do Comitê Gestor de Governança de Dados e Informações do Estado de São Paulo
Secretário de Gestão e Governo Digital
